Globale Whistleblowing Richtlinie 2020

Lush will eine Kultur zu fördern, in der sich alle Mitarbeiter*innen wohl fühlen über kritische Themen zu sprechen, dazu zählt auch die Ansprache von illegalem oder unethischem Fehlverhalten.

Wir möchten sicherstellen, dass unser Arbeitsplatz ein positiver Ort ist, an dem man sich wohlfühlt, und begrüßen Vorschläge zur Verbesserung unserer Arbeitsumgebungen.

Wenn du Grund zu der Annahme hast, dass in deiner Arbeitsumgebung illegales oder unethisches Fehlverhalten vorliegt, bist du aufgefordert, dies gemäß dieser Richtlinie anzusprechen.

Was ist “Whistleblowing”?

Unter Whistleblowing versteht man üblicherweise die Meldung zu bestimmten Arten von ethischem oder illegalem Fehlverhalten in Bezug auf ein Unternehmen, eine Regierungsabteilung, einen Beamten im öffentlichen Dienst usw. Von einer Person wird gesagt, dass sie jemanden “verpfeift”, wenn sie (geheime oder neue) Informationen über Aktivitäten teilt, die als illegal angesehen werden könnte. Wenn jemand bestimmte Arten von Fehlverhalten aufdeckt, gibt es einen Schutz, der sicherstellt, dass die Person nicht ungerecht behandelt wird oder den Job verliert nachdem, die Informationen weitergegeben wurde.

Beispiele für solches Fehlverhalten findest du unter dem Punkt “Was gilt als Fehlverhalten?” weiter unten in dieser Richtlinie. Whistleblowing ist etwas anderes als das Ansprechen einer persönlichen Beschwerde (Mobbing, Belästigung, Diskriminierung). Wenn du Lush Mitarbeiter*in bist und solche Erfahrungen am Arbeitsplatz gemacht hast, ermutigen wir dich dich mit dem lokalen People Experience Team Kontakt aufzunehmen (people.experience@lush.de) Wenn du eine persönliche Beschwerde melden möchtest, aber anonym bleiben willst, kommuniziere dies dem People Experience Team gegenüber deutlich und bedenke aber auch, dass deine Anonymität die Untersuchung der Situation erschweren und die Maßnahmen, die wir ergreifen können, einschränken könnte.

Wenn du Mitarbeiter*in der Lush Group bist und die Vermutung hast, dass ein Verstoß gegen die Ethik-Charta von Lush vorliegt, solltest du dies mit deinen lokalen EBT-Vertreter*innen besprechen.

Für wen gilt diese Richtlinie?

Diese Richtlinie gilt gleichermaßen für ALLE Lush Mitarbeiter*innen auf der ganzen Welt, an jedem Standort, in jedem Anstellungsverhältnis, in jeder Rolle oder Position, unabhängig davon, ob du erst neu bei Lush dazu gekommen oder schon sehr lange für das Unternehmen tätig bist. Diese Richtlinie gilt auch für alle, die irgendeine Art von Geschäftsbeziehung mit Lush haben oder hatten, wie z. B. Leiharbeiter*innen, Freiwillige, Geschäftspartner*innen, Auftragnehmer*innen, Lieferant*innen und deren Mitarbeiter*innen. Diese Richtlinie muss mit allen Lush-Mitarbeiter*innen global geteilt werden.

Der Zweck dieser Richtlinie

Der Zweck dieser Richtlinie ist es einen sicheren Mechanismus für das Aufzeigen, die Prüfung und Klärung von Fehlverhalten am Arbeitsplatz zu schaffen, der sowohl für unser Unternehmen, als auch für die Unternehmen in unseren Lieferketten gilt.

Du kannst und solltest jederzeit Bedenken zu Vorfällen äußern, die in der Vergangenheit oder gerade passiert sind, sowie, wenn du die Vermutung hast, dass etwas in naher Zukunft passieren könnte.

Was gilt als Fehlverhalten?

Fehlverhalten umfasst Dinge wie die Verletzung gesetzlicher Pflichten, Umweltschäden, Bestechung, Steuerhinterziehung, ungesetzliche Bargeldverfahren, Diebstahl von Unternehmensgeldern oder -eigentum, moderne Sklaverei, Tierversuche, Gefährdung von Mitarbeiter*innen oder Mitgliedern der Öffentlichkeit oder jeden Versuch von jemandem, diese Dinge zu verbergen. Wenn ein Fehlverhalten aufgedeckt wird, wird jeder Verantwortliche innerhalb des Unternehmens einem Disziplinarverfahren unterzogen und es werden entsprechende Maßnahmen ergriffen.

Sichere Aufdeckung

Als Unternehmen verpflichten wir uns dazu, einen sicheren Ort für unsere Mitarbeiter*innen und jeden, der mit Lush in Verbindung steht, zu schaffen. Wir möchten sicherstellen, dass alle Bedenken geäußert werden dürfen, und werden den Schutz aller Whistleblower*innen sicherstellen.

Viele Länder haben auch lokale Gesetze, die Schutz bieten, wenn bestimmte Arten von Fehlverhalten am Arbeitsplatz offen gelegt werden. In Großbritannien sind Whistleblower*innen durch den Public Interest Disclosure Act 1998 geschützt, wenn sie Fehlverhalten im öffentlichen Interesse melden. EU-Regeln sichern Hinweisgeber*innen, sogenannten Whistleblower*innen, EU-weit einheitliche Standards für ihren Schutz ZU. Die EU-Vorschriften verpflichten öffentliche und private Organisationen sowie Behörden dazu, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten, sodass Hinweisgeber*innen Verstöße möglichst gefahrenlos melden können. In Deutschland gibt es dafür ein neues Hinweisgeberschutzgesetz.

Nach diesem Gesetz bist du geschützt, um sicherzustellen, dass du als Hinweisgeber*in in der Folge nicht ungerecht behandelt werden oder deinen Arbeitsplatz verlieren kannst.

Wenn du eines der folgenden Beispiele meldest, bist du als Hinweisgeber*in geschützt:

○ Eine Straftat

○ Die Verletzung einer gesetzlichen Verpflichtung

○ Einen Justizirrtum

○ Eine Gefahr für die Gesundheit und Sicherheit einer Person

○ Vorsätzlicher Versuch, einen der oben genannten Punkte zu verbergen

Andere Mitarbeiter*innen dürfen Whistleblower*innen in keiner Weise drohen oder Vergeltung üben. Wenn jemand in ein solches Verhalten verwickelt ist, können rechtliche Schritte eingeleitet werden.

So meldest du ein Fehlverhalten

Alle Bedenken wegen Fehlverhaltens sollten an [blowthewhistle@lush.co.uk] gemeldet werden. Bitte mache dabei deutlich, dass du beabsichtigst, als Hinweisgeber*in “Whistleblowing” zu betreiben und nicht dabei bist eine individuelle Beschwerde zu einzureichen. Alle E-Mails, die an diese E-Mail-Adresse gesendet werden, werden direkt von Lush Ltd. in Großbritannien empfangen. Wir raten dringend, Bedenken wegen Fehlverhaltens direkt an uns heranzutragen, allerdings gibt es in jedem Land externe Behörden, die dir ebenfalls mit Rat zur Seite stehen können. Bitte informiere dich dazu auch auf zu der aktuellen Gesetzeslage des Hinweisgeberschutzgesetzes beim BMJV.

Was passiert dann?

Nachdem wir deinen Hinweis erhalten haben, bestätigen wir den Empfang der E-Mail. Die Details deiner Meldung werden geprüft und je nach Art der Meldung an das zuständige Team weitergeleitet. Wir werden dann überlegen, wie wir am besten vorgehen – dies kann eine Untersuchung und/oder Interviews mit dir selbst und allen Personen, die verdächtigt werden, an dem Fehlverhalten beteiligt zu sein, beinhalten.

Du wirst darüber informiert, wer die Untersuchung leitet und könntest für weitere Informationen kontaktiert werden.

Wir werden uns bemühen, dir innerhalb des ersten Monats ein Update zu geben. Nach EU-Recht muss innerhalb von 3 Monaten nach dem ersten Kontakt ein Update zur Verfügung gestellt werden. Je nach Ergebnis können wir dir bestimmte Details aus Gründen der Vertraulichkeit möglicherweise nicht mitteilen.

Anonymität

Wenn du darum gebeten hast, anonym zu bleiben, werden wir alle angemessenen Schritte unternehmen, um dies zu gewährleisten. Wir werden deine Identität nur offenlegen, wenn es andernfalls die Untersuchungen hindert oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine solche Offenlegung erfolgt nicht ohne vorherige Rücksprache mit dir.

Schutz deiner Daten

Als Teil des Whistleblowing-Prozesses kann es erforderlich sein, dass wir deine persönlichen Daten aufnehmen müssen, weshalb wir dich dafür um Zustimmung bitten, um mit dem Prozess fortfahren zu können. Wir werden nur Daten erfassen, die für den Prozess relevant sind (z. B.: Name, Geschäft, Abteilung oder Land, Thema der Offenlegung, Ergebnis), und diese Daten werden nur so lange gespeichert, bis die Untersuchung vollständig geprüft und gelöst wurde. Nach diesem Zeitpunkt werden die Informationen anonymisiert.

Es ist auch hier wichtig hervorzuheben, dass die Möglichkeiten von Lush, jegliche Hinweise vollständig zu untersuchen, eingeschränkt sein können, wenn du dich dafür entscheidest, anonym zu bleiben oder der Erfassung persönlicher Daten durch Lush nicht zustimmst.

Wir versichern, dass alle persönlichen Daten auf ein Minimum reduziert und sicher aufbewahrt werden, während der Zugriff sich nur auf die Personen beschränkt ist, die direkt in den Whistleblowing-Prozess involviert sind.

Weitere Informationen darüber, wie Lush mit deinen persönlichen Daten umgeht, findest du in der Lush-Datenschutzerklärung auf der Lush-Homepage.

Konsequenzen bei Verstößen gegen diese Richtlinie

Die Nichteinhaltung dieser Richtlinie ohne triftigen Grund kann dazu führen, dass gegen Mitarbeiter*innen formelle Maßnahmen ergriffen werden und im Falle von Nicht-Mitarbeiter*innen die Beziehung/der Vertrag/die Vereinbarung beendet wird. Wenn wir nach einer Untersuchung zu dem Schluss kommen, dass du mutwillig oder in Hinblick auf einen persönlichen Vorteil falsche Behauptungen aufgestellt hast, können rechtliche Schritte gegen dich eingeleitet werden.

Status dieser Richtlinie

Diese Richtlinie ist nicht Teil deines Arbeitsvertrags, und wir behalten uns das Recht vor, sie jederzeit zu ändern. Aktualisierte Versionen werden allen Mitarbeiter*innen zugänglich gemacht.

Für internationale Lush Märkte gilt:

Wenn ein lokales Gesetz oder eine Gesetzgebung gilt, die im Widerspruch zu dieser Richtlinie stehen kann, gilt der höhere Standard.